Wie ist das bei Ihnen mit der Steuererklärung? Alles flott erledigt, weil die Unterlagen dort sind, wo sie hingehören? Oder ist sie eher mit Gruselgedanken verbunden, weil mindestens ein Beleg fehlt und mühsam gesucht werden muss, meistens kurz vor Fristablauf?

Heute gehe ich näher auf das Thema Papiere ein und ich freue mich, wenn ich Sie zu einem regelmäßigen Abbau Ihrer Papierberge anregen kann.

Aus einem Blatt Papier wird schnell ein Papierberg, wenn wir nicht achtgeben. Papiere vermehren sich gerne und schnell und ehe man es sich versieht sind Schreibtisch, Küchenablage oder sonstige Plätze voll davon.

In Firmenbüros gibt es idealerweise für jeden Bereich einen bestimmten Platz, z.B. für offene Rechnungen, Versicherungspapiere, Kundenanfragen, Angebote, Lieferscheine usw., so dass man die eingehenden Papiere gleich richtig zuordnen kann.

Im privaten Bereich schaut es oft anders aus. Weil ja meist nur einzelne Papiere ins Haus kommen, neigt man gerne dazu, sie auf einen Stapel zu legen und sehr schnell ist die Übersicht verloren.

Daher empfehle ich, ein paar Büroregeln auch für den privaten Bereich zu übernehmen:

• wichtige Unterlagen, z.B. Kontoauszüge, Versicherungspapiere, Gehaltsabrechnungen und ähnliches sofort ablegen
• für Rechnungen und andere wichtige Papiere, bei denen noch etwas zu tun ist (Zahlungen, Antwortschreiben, Anrufe…)  empfehle ich, verschiedene Mappen anzulegen, damit nichts verlorengeht. Die zu erledigenden Punkte entweder sofort erledigen oder einen Vermerk im Kalender machen, damit nichts untergeht. Nach Erledigung ablegen
• alles andere, was sich so ansammelt (Veranstaltungstipps, Zeitungsartikel, Flyer, Anleitungen, Beipackzettel, Rezepte, Gesundheitstipps, usw.), kann in einem Briefkorb oder in einer kleinen Schublade aufbewahrt werden. Hier ist ein Stapel kein Problem, weil es sich meist um Dinge handelt, die nicht dringend benötigt werden. Vorausgesetzt, diese Papieransammlungen werden regelmäßig gesichtet. Ich mache es dann, wenn nichts mehr hineinpasst oder auch mal zwischendurch, wenn es die Zeit zulässt
• für alles, was man noch lesen möchte (z. B. Zeitschriften, Artikel, Informationsblätter,…) eignet sich ein separater Briefkorb oder ein Stehsammler

Mit den heutigen technischen Möglichkeiten muss man nicht mehr alles in Papierform aufbewahren. Vieles kann man dann im Internet finden, wenn man es tatsächlich benötigt. Von interessanten Berichten genügt es, sich die Internetadresse in den Favoriten zu speichern, um später darauf zugreifen zu können.

Auch wer nicht mit Smartphone & Co. aufgewachsen ist, kann sich angewöhnen, die Fotofunktion dieser Geräte zu nutzen. Die Qualität der abfotografierten Texte und Dokumente ist sehr gut. Wichtig ist das Benennen der Dateien nach dem jeweiligen Inhalt und das Ablegen auf dem PC in sinnvollen Ordnern, damit man sie auch wiederfindet. Zum Thema „Ordnung im PC“ wird es einen eigenen Beitrag geben.

Zum Abschluss empfehle ich einen Papierkorb, der stets greifbar ist. Seien Sie großzügig im Wegwerfen. Überlegen Sie immer wieder ganz bewusst, ob Sie etwas wirklich benötigen. Je weniger Sie ansammeln, desto weniger Ballast.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen papierfreie Zonen und sofort auffindbare Steuerunterlagen.